Pour la Fondation et la Maison Marie-Élisabeth, le respect de la vie privée des donateurs, des patients et de leur famille, des bénévoles et des employés est crucial. Nous nous engageons à protéger vos informations personnelles qui sont utilisées uniquement par les personnes autorisées par nos deux organisations et pour des fins bien précises : dossier médical, gestion de la paie et des avantages sociaux, gestion du don, émission d’un reçu pour don de charité, sollicitation, invitation à nos activités, information. De plus, tous les employés et bénévoles doivent respecter un code d’éthique et de confidentialité.
Nous ne collectons que les renseignements essentiels aux activités de nos deux organisations et nous nous engageons à faire preuve de transparence quant aux informations que nous détenons à votre sujet. À tout moment, à votre demande, nous pourrons vous faire parvenir le contenu des données que nous détenons sur vous.
À la Fondation et à la Maison Marie-Élisabeth, nous visons à offrir à notre personnel, nos donateurs et nos partenaires un cheminement positif et agréable. Ainsi, une bonne compréhension des personnes qui utilisent nos services et soutiennent notre cause nous permet d’offrir une expérience plus adéquate lors de l’utilisation de nos plateformes et services. Par exemple, les précisions que nous collectons sur un donateur peuvent inclure la période de l’année et le nombre de fois qu’un donateur désire être sollicité annuellement, aussi bien que la façon dont il désire recevoir son reçu pour don de charité (par courriel ou par la poste).
L’objectif de cette politique est de vous expliquer clairement comment nous collectons et traitons vos informations personnelles, y compris les données que vous pouvez fournir lors d’un don, d’une demande de reçu fiscal ou suivant votre inscription à notre infolettre, par exemple.
Nous utilisons les informations que nous recueillons conformément à :
- La loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada;
- La loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
Renseignements personnels
Les renseignements personnels désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données dont l’identité a été supprimée, c’est-à-dire les données anonymes.
Lorsque vous faites un don, que vous vous inscrivez à notre infolettre, à un événement ou lorsque vous nous contactez, nous conservons les informations personnelles que vous nous donnez, telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, etc.
Voici ci-dessous la façon dont nous avons regroupé ces renseignements :
- Les données d’identité comprennent le prénom, le nom de famille, le titre, le nom d’utilisateur ou un identifiant similaire, la date de naissance et le sexe;
- Les données de contact comprennent l’adresse de facturation (pour reçu fiscal), l’adresse électronique et le(s) numéro(s) de téléphone;
- Les données de paiement qui concernent les données de la carte de paiement (crédit ou débit), sont conservées de façon temporaire et elles sont détruites à la suite du prélèvement du don ou encore codifiées grâce à un module spécial de notre base de données de façon à ne pas être visibles et accessibles (dons mensuels);
- Les données de dons comprennent les détails des dons effectués par vous et d’autres détails sur les dons et services que vous avez faits ou obtenus chez nous;
- Les données de communication et de profil comprennent vos préférences en matière de réception de communication de notre part et de celle de nos tiers ainsi que vos préférences en matière de moyens de communication (poste, téléphone, courriel, etc.). Cela inclut également le fait qu’il est possible que nous prenions note des conversations que nous avons eues avec vous en personne et/ou des communications que vous avez envoyées à la Fondation ou à la Maison Marie-Élisabeth. Cela nous aide à gérer notre relation avec vous et à nous assurer que vous ne recevez que des communications pertinentes et adaptées à vos préférences;
- Les données médicales contenues dans le dossier de nos patients sont utilisées seulement à des fins médicales et elles sont accessibles par les personnes autorisées uniquement. Les dossiers médicaux sont scrupuleusement gérés selon notre Politique de gestion et de conservation des dossiers cliniques;
- Les données relatives aux employés comprennent toutes les données permettant le paiement du salaire, des avantages sociaux et la gestion des ressources humaines;
- Les données concernant les bénévoles comprennent les données d’identité et de contact ainsi que les données soumises par le biais d’une demande de bénévolat;
- Les données relatives aux candidats à un emploi comprennent toutes les données que vous nous avez soumises par le biais d’une demande d’emploi à la Fondation ou à la Maison Marie-Élisabeth.
Nous ne collectons aucune donnée personnelle sur votre race ou votre ethnicité, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, ni d’information sur vos données génétiques et biométriques.
Utilisation des données personnelles
Nous n’utilisons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utilisons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :
- Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts;
- Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou règlementaire;
- Lorsque nous avons votre consentement explicite avant d’utiliser vos informations personnelles dans une situation spécifique. Toutefois, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant. Vous trouverez les coordonnées correspondantes à la fin de cette politique.
Nous présentons ci-dessous, des exemples de la façon dont nous prévoyons utiliser vos informations personnelles, ainsi que les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire.
| Objectif | Type de données | Aspect légal et intérêt légitime |
|---|---|---|
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Pour traiter votre don et remettre un reçu de charité | • Identité • Contact • Paiement • Don • Communication et profil | • Entente entre deux parties • Nécessaire pour les intérêts légitimes du donateur et de la Fondation |
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Pour vous inviter à une de nos activités ou pour vous solliciter à faire un don | • Identité • Contact • Paiement • Don • Communication et profil | • Entente entre deux parties • Nécessaire pour les intérêts légitimes du donateur et de la Fondation • Nécessaire pour le développement de nos services et de nos activités |
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Pour gérer notre relation avec vous | • Identité | • Entente entre deux parties • Nécessaire pour les intérêts légitimes du donateur et de la Fondation • Nécessaire pour le développement de nos services et de nos activités |
Conservation des renseignements personnels
Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de rapport.
Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens ainsi que les exigences légales applicables.
Les dossiers médicaux sont scrupuleusement gérés selon notre Politique de gestion et de conservation des dossiers cliniques (Po No 01). Ils sont détruits par déchiquetage après une période de cinq ans suivant le décès. Seuls certains éléments sont conservés : la note d’admission et l’acte de décès en plus du formulaire de déclaration du décès.
Les données relatives aux employés sont détruites après une période de cinq ans suivant la fin de l’emploi. Les données concernant les bénévoles ainsi que les données relatives aux candidats à un emploi sont détruites après une période de deux ans suivant la fin du bénévolat ou après une période de deux suivant la réception de la candidature.
Limitation de divulgation de vos données à un tiers
Il existe certaines circonstances dans lesquelles nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers. Ces circonstances sont les suivantes :
- Aux prestataires de services et partenaires avec qui nous organisons des activités de sollicitation qui traitent les données en notre nom et sur nos instructions. Par exemple un imprimeur, un graphiste, un consultant en philanthropie. Nous exigeons de tous les tiers qu’ils respectent la confidentialité de vos informations personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins et ne les autorisons à les traiter qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions;
- Lorsque nous sommes dans l’obligation de divulguer vos informations personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale (par exemple, aux organismes gouvernementaux et aux organismes chargés de l’application de la loi).
La Fondation et la Maison Marie-Élisabeth s’engagent auprès des donateurs, des patients et de leur famille, des bénévoles et des employés à garder confidentiels tous les renseignements les concernant. Leur liste de contacts n’est jamais louée ou vendue à d’autres organisations.
Sécurité et mesures visant à diminuer les risques d’incidents
Nous avons mis en place des mesures de protection appropriées (tant au niveau de nos procédures que de la technologie que nous utilisons) pour que vos informations personnelles soient aussi sécurisées que possible. Nous veillerons à ce que tous les tiers auxquels nous faisons appel pour traiter vos informations personnelles fassent de même et qu’ils ne traitent vos informations personnelles que sur nos instructions. Les tiers seront également soumis à un devoir de confidentialité.
Notre système informatique, notre base de données et notre site Web sont entretenus et gérés par des firmes professionnelles qui répondent adéquatement aux normes et exigences législatives en vigueur. Vos données sont protégées et sauvegardées régulièrement et de façon sécuritaire.
Plusieurs mécanismes électroniques aident à respecter les lois en vigueur, par exemple, notre module d’envoi de courriels permet de vous désabonner en tout temps. Notre base de données nous permet également de garder en mémoire vos préférences en matière de communication.
Grâce à un module spécialisé de notre base de données, lorsque vous utilisez votre carte de crédit ou de débit pour effectuer un don chez nous, nous veillons à ce que cette opération soit sécurisée et conforme à la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS). Nous ne stockons aucun numéro de carte de crédit ou débit ni votre code de sécurité à 3 ou 4 chiffres dans nos systèmes.
Plaintes concernant la protection des renseignements personnels
Vous désirez formuler une plainte envers un membre du personnel ou un bénévole, ou face à une situation que vous jugez inappropriée? Nous vous invitons à informer verbalement et directement l’employé responsable de l’activité. Votre plainte sera traitée immédiatement.
Si la plainte demande une analyse plus approfondie, elle doit alors être transférée par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent ci-dessous. Le document de la plainte devra inclure le nom, le numéro de téléphone, l’adresse civique et courriel du plaignant ainsi qu’un résumé de la plainte. Les activités et/ou les personnes en cause y seront également mentionnées. Elle sera également transférée à la gestionnaire de l’activité ou de l’équipe en cause ainsi qu’au conseil d’administration de la Fondation et de la Maison Marie-Élisabeth pour information.
La plainte sera traitée et résolue aussi rapidement que possible, et ce, de façon équitable, impartiale et respectueuse envers tous les individus impliqués. Le plaignant sera tenu informé du règlement et des mesures correctives (le cas échéant) qui seront prises afin de résoudre la situation.
Droit d’opposition et de retrait et droit d’accès
Vous disposez d’un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels. Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux donateurs de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte. Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux donateurs de demander que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de sollicitation.
Vous disposez également d’un droit d’accès, de consultation, de rectification et de radiation des informations vous concernant. Pour vous en prévaloir, vous devez communiquer avec la personne responsable de la protection des données personnelles pour la Fondation et la Maison Marie-Élisabeth :
Paule Côté, directrice générale
Fondation et Maison Marie-Élisabeth
76, 2e Rue Est, Rimouski (Québec) G5L 0A6
Par courriel : direction@maisonmarieelisabeth.ca
Par téléphone : 418 722-8449